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Come confrontare due preventivi di comunicazione

Due preventivi di comunicazione sono confrontabili solo quando descrivono lo stesso perimetro. Il totale è il punto di arrivo: prima vanno chiariti obiettivo, attività, materiali consegnati, revisioni, responsabilità e costi successivi. Una proposta più bassa può essere adatta, oppure lasciare fuori una parte del lavoro che servirà comunque.

Questa guida propone una griglia di confronto per chi deve scegliere un’agenzia di comunicazione, rinnovare il sito o coordinare identità visiva e contenuti. Non è un listino: aiuta a capire che cosa si sta acquistando.

Parti dalla decisione che vuoi ottenere

“Ci serve più comunicazione” è troppo ampio per guidare un’offerta. È più utile descrivere una situazione concreta: presentare una nuova linea ai distributori, rendere comprensibili i servizi sul sito, preparare i materiali per una fiera o aggiornare un’identità diventata incoerente.

Consegna a entrambe le agenzie lo stesso brief. Indica il pubblico, il problema, i materiali disponibili, la scadenza e il budget orientativo. Se le proposte partono da informazioni diverse, la differenza di prezzo potrebbe dipendere anche da questo.

Trasforma le voci generiche in consegne verificabili

Espressioni come “gestione social”, “sito completo” o “brand identity” possono indicare lavori molto diversi. Chiedi che cosa comprende ogni voce e in quale forma riceverai il risultato.

Voce dell’offerta	Domanda da fare	Risposta utile
Strategia	Quale decisione ci aiuterà a prendere?	Analisi prevista, incontri, documento finale e priorità operative.
Identità visiva	Quali strumenti sono compresi?	Logo o revisione, palette, tipografia, applicazioni e regole d’uso.
Sito web	Quali pagine e funzioni saranno realizzate?	Mappa dei contenuti, lingue, moduli, integrazioni e responsabilità sui testi.
Foto e video	Che cosa riceveremo e dove potremo usarlo?	Riprese, selezione, post-produzione, formati, durata e utilizzi concordati.
Social e advertising	Quali attività sono continuative?	Contenuti, pubblicazione, campagne, report e budget media separati.

Un esempio: due offerte per un sito aziendale

Immagina che una proposta includa la progettazione di cinque pagine, mentre l’altra comprenda anche la revisione dei testi, la selezione delle fotografie e una sessione di formazione. Non è corretto chiamarle entrambe soltanto “sito di cinque pagine”.

Per confrontarle, aggiungi alle due colonne le attività necessarie al tuo progetto. Segna “compreso”, “escluso” o “da chiarire”. Se i testi sono esclusi, stabilisci chi li scriverà e quando: il sito può essere tecnicamente pronto e restare fermo perché manca il contenuto.

L’esempio è illustrativo e non rappresenta due offerte reali di Empatia.

Controlla revisioni e approvazioni

Una revisione è un passaggio di feedback sul lavoro presentato. Non coincide automaticamente con un nuovo brief, un cambio di pubblico o una funzione aggiunta a progetto iniziato.

Chiarisci quanti passaggi sono compresi, chi raccoglie le osservazioni del cliente e chi approva. Una persona che invia feedback consolidati evita indicazioni in conflitto e rende più semplice rispettare tempi e responsabilità. Nell’offerta devono essere leggibili anche le conseguenze di richieste aggiuntive.

Separa progetto, gestione e spese di terzi

Per stimare l’impegno complessivo, distingui tre gruppi:

• Avvio o progetto: analisi, identità, produzione iniziale, realizzazione del sito.
• Gestione continuativa: manutenzione, contenuti, campagne, aggiornamenti e report concordati.
• Spese esterne: hosting, dominio, licenze, stampa, trasferte e investimento sulle piattaforme pubblicitarie, quando previsti.

Un budget pubblicitario non è automaticamente il compenso di chi gestisce la campagna. Chiedi sempre se queste due componenti sono separate. Allo stesso modo, un prezzo annuale e uno mensile vanno confrontati sul medesimo periodo e con le stesse condizioni.

Verifica consegna e utilizzo dei materiali

Chiedi quali file saranno consegnati, se sono inclusi i sorgenti quando necessari, quali utilizzi di immagini e contenuti sono concordati e quali licenze di terzi restano a carico del cliente. Per sito e campagne, chiarisci titolarità e accesso agli account. I dettagli vanno definiti nell’offerta e negli accordi: non si possono dedurre dalla parola “completo”.

Come lavorare con un budget limitato

Prima di ridurre ogni voce, scegli che cosa deve funzionare per primo. Per un’azienda che presenta una nuova offerta, una pagina servizio chiara e una presentazione commerciale utilizzabile possono avere precedenza rispetto all’apertura di nuovi canali social.

Un progetto per fasi può rendere l’investimento più gestibile, purché ogni fase abbia un risultato utile e non lasci dipendenze nascoste. Questo approccio non significa scegliere un’agenzia low cost: significa concordare priorità e rinunce in modo esplicito.

La griglia da usare prima di decidere

1. Le due proposte rispondono allo stesso obiettivo?
2. Attività e consegne sono descritte in modo verificabile?
3. Testi, immagini, revisioni e coordinamento hanno un responsabile?
4. Sono chiari tempi, approvazioni e richieste aggiuntive?
5. Gestione futura, spese esterne e utilizzi dei materiali sono espliciti?

Se una risposta manca, chiedi un chiarimento prima di confrontare i totali. Una buona scelta parte da un perimetro comprensibile, poi valuta competenza, relazione e sostenibilità economica.

Per raccontarci il tuo progetto, scrivi a bee@empatia.red.

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